Das Europäische Parlament und der Rat der Europäischen Union haben mit Datum vom 23. Oktober 2019 die Richtlinie (EU) 2019/1937 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, erlassen (sogenannte Hinweisgeber-Richtlinie - HinSch-RL).

Das vom Bund erlassene Gesetz für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz - HinSchG - vom 31. Mai 2023, BGBl. 2023 I Nr. 140) dient der Umsetzung dieser Richtlinie. Es tritt am 2. Juli 2023 in Kraft.

Was regelt das HinSchG?

Ziel des Gesetzes ist es, natürliche Personen (hinweisgebende Personen) vor Repressalien zu schützen. Dieser Schutz bezieht sich auf die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit erlangten Informationen über Verstöße bei ihrem Beschäftigungsgeber oder einer anderen Stelle, mit der sie aufgrund ihrer beruflichen Tätigkeit in Kontakt stehen oder standen, und diese an die nach dem HinSchG vorgesehenen Meldestellen melden oder offenlegen. Geschützt werden darüber hinaus Personen, die Gegenstand einer Meldung sind sowie sonstige Personen, die von einer Meldung betroffen sind.

Welche Meldestellen gibt es?

Eine hinweisgebende Person hat für ihre Meldung die Wahl zwischen einer Meldung an eine interne oder externe Meldestelle. In Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann und die hinweisgebende Person keine Repressalien fürchtet, sollte sie eine Meldung an eine interne Meldestelle bevorzugen. Wenn einem intern gemeldeten Verstoß nicht abgeholfen wurde, bleibt es der hinweisgebenden Person unbenommen, sich an eine externe Meldestelle zu wenden.

Meldungen können sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des IM, der Aus- und Fortbildungseinrichtungen im Geschäftsbereich (FAH, IöV, HSPV und IdF) sowie der Polizeibehörden abgeben.

Eine Ausnahme besteht für die Angehörigen der Abteilung 6 des IM, soweit die zu meldenden Informationen Sicherheitsinteressen berühren oder Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten verletzen (§ 5 Abs. 1 Nr. 2 und Abs. 2 Nr. 1 HinschG). Für solche Meldungen gilt das HinSchG nicht. Ihnen steht ein Meldeweg nach § 25 Abs. 6 VSG NRW an das parlamentarische Kontrollgremium offen.

„Meldeberechtigt sind ferner Referendarinnen und Referendare, Auszubildende, Praktikantinnen und Praktikanten und vergleichbare Personen, die in einer einem Ausbildungszweck dienenden Beziehung zum Ministerium oder dessen Geschäftsbereich (ohne Bezirksregierung) stehen. Freiwillige Helferinnen und Helfer (z.B. bei Großveranstaltungen) sind diesem Personenkreis gleichgestellt.“

Meldungen durch Studierende an der HSPV sind zulässig, soweit sie sich auf Sachverhalte aus dem Zuständigkeitsbereich der HSPV oder dem Zuständigkeitsbereich einer dem Geschäftsbereich des Ministeriums zuzuordnenden Ausbildungsbehörde (ausgenommen die Bezirksregierungen) beziehen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Auftragnehmerinnen und Auftragnehmern sowie Unterauftragnehmerinnen und Unterauftragnehmern (Handwerkerinnen und Handwerkern, Dienstleistungsunternehmen, Beraterinnen und Beratern, Selbstständigen, Freiberuflerinnen und Freiberuflern, Lieferanten u.a.m.), die von den oben genannten Dienststellen des Geschäftsbereiches beauftragt wurden, sind ebenso meldeberechtigt wie sonstige Personen, die für diese Dienststellen tätig sind und in einem beruflichen Kontext Informationen über Verstöße erlangt haben. Gleiches gilt für Personen mit bereits beendetem Dienst- oder Arbeitsverhältnis und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Beginn ihres Arbeitsverhältnisses.

Hinweisgebende Personen im Beamtenverhältnis sind bis zum Inkrafttreten des landesrechtlichen Ausführungsgesetzes zum Hinweisgeberschutzgesetz - AG HinSchG NRW - in Bezug auf Meldungen gemäß Ziffer 3.2 dieses Erlasses von den Regelungen des § 103 Landesbeamtengesetz NRW (Einhaltung des Dienstweges) entbunden.

Die Meldestelle nimmt Meldungen entgegen, die Verstöße im Sinne des § 2 HinSchG darstellen. Der Verstoß muss im Rahmen der beruflichen oder dienstlichen Tätigkeit erfolgen. Meldungen über privates Fehlverhalten ohne Bezug zur beruflichen Tätigkeit oder unbegründete Spekulationen oder Gerüchte wie auch falsche Verdächtigungen (§ 9 Abs. 1 HinSchG) sind nicht geschützt.

Meldungen, die Informationen enthalten, die Sicherheitsinteressen berühren oder Verschwiegenheits- oder Geheimhaltungspflichten verletzen, fallen nach Maßgabe des § 5 HinSchG nicht unter den Schutz des Gesetzes. Dazu gehören insbesondere Informationen der Verfassungsschutzbehörde aber auch Verschlusssachen außerhalb des Tätigkeitsbereichs der Verfassungsschutzbehörde, wenn sie mit einem Geheimhaltungsgrad nach § 6 Abs. 3 Nr. 1-3 SÜG NRW von VS-Vertraulich oder höher eingestuft sind.

Meldungen sind schriftlich (per Brief oder per E-Mail) abzugeben. Nach Absprache können im weiteren Verfahren persönliche Vorsprachen bzw. Rücksprachen erfolgen.

Anonyme Meldungen sind möglich.

Briefe an die interne Meldestelle sind wie folgt zu adressieren:

Ministerium des Innern Nordrhein-Westfalen
Referat 15 - Interne Meldestelle
40190 Düsseldorf

Eine Kennzeichnung mit „Vertraulich“ wird empfohlen.

Hinweis: Zur Abgabe eines schriftlichen Hinweises haben Sie die Möglichkeit, den im Downloadbereich bereitgestellten Vordruck zu nutzen. Die Nutzung ist nicht verpflichtend. Der Hinweis kann auch formlos abgegeben werden.

E-Mails richten Sie bitte an das Funktionspostfach meldestelleHinschG[at]im.nrw.de (meldestelleHinschG[at]im[dot]nrw[dot]de)

Hinweis: Bei der Übermittlung von Informationen oder Hinweisen per unverschlüsselter E-Mail handelt es sich um einen Übertragungsweg, bei dem eine Einsichtnahme durch unbefugte Dritte nicht ausgeschlossen werden kann. Insoweit ist bei einer unverschlüsselten E-Mail der Vertraulichkeitsschutz in einem geringeren Maße gewährleistet als bei einem Brief in einem verschlossenen Umschlag.

Die interne Meldestelle bestätigt der hinweisgebenden Person den Eingang einer Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Erhalt. Bei einer Zustellung an Wochenenden, Sonn- und Feiertagen gilt die Meldung am nächsten folgenden Werktag als eingegangen.

Die interne Meldestelle prüft ihre Zuständigkeit, das Vorliegen der Meldevoraussetzungen sowie die Stichhaltigkeit der Meldung. Falls erforderlich, ersucht sie die hinweisgebende Person um weitere Informationen zum gemeldeten Sachverhalt. Die hinweisgebende Person ist nicht verpflichtet, der Meldestelle weitere Informationen zum gemeldeten Sachverhalt zur Verfügung zu stellen. Die Meldestelle ergreift angemessene Folgemaßnahmen. Dies können

• interne Untersuchungen,
• der Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen,
• die Abgabe des Verfahrens
  • zwecks weiterer Untersuchungen an eine bei der jeweiligen Organisationseinheit für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder
  • an eine zuständige Behörde
• oder der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen

sein.

Die interne Meldestelle informiert die hinweisgebende Person zeitnah – spätestens nach drei Monaten ab dem Zeitpunkt der Eingangsbestätigung bzw. bei unterbliebener Eingangsbestätigung innerhalb von maximal drei Monaten und sieben Tagen nach Eingang der Meldung – über geplante sowie bereits ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese. Das Vertraulichkeitsgebot sowie datenschutzrechtliche Vorschriften sind hierbei zu beachten. Auch in den Fällen, in denen einer Meldung nicht weiter nachgegangen und das Verfahren ohne weitere Maßnahmen abgeschlossen wird, ist eine Rückmeldung vorgesehen.

Die interne Meldestelle verarbeitet personenbezogene Daten – einschließlich deren Austausch oder Übermittlung – im Einklang mit der Verordnung (EU) 2016/679 und der Richtlinie (EU) 2016/680 sowie mit nationalem Datenschutzrecht. Auf § 10 HinSchG wird ausdrücklich verwiesen.

Die interne Meldestelle behandelt die Identität der hinweisgebenden Person vertraulich. Die Identität der hinweisgebenden Person darf ohne deren ausdrückliche Zustimmung ausschließlich den mit den Aufgaben der internen Meldestelle betrauten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie den sie bei der Erfüllung dieser Aufgaben unterstützenden Personen bekannt werden. Dies gilt auch für alle anderen Informationen, aus denen die Identität der hinweisgebenden Person direkt oder indirekt abgeleitet werden kann.

Die Identität darf nur dann preisgegeben werden, wenn ein Ausnahmetatbestand im Sinne des § 9 HinSchG gegeben ist. Eine Offenbarung der Identität des Hinweisgebers ist damit nicht gänzlich ausgeschlossen (vgl. Art. 13ff. Datenschutz-Grundverordnung - DS-GVO).

Die hinweisgebende Person ist zu unterrichten, bevor ihre Identität offenbart wird, es sei denn, diese Unterrichtung würde die entsprechenden Untersuchungen oder Gerichtsverfahren gefährden.

Im Rahmen der Unterrichtung wird der hinweisgebenden Person eine schriftliche Darlegung der Gründe für die Weitergabe der betreffenden vertraulichen Daten übermittelt.

Die interne Meldestelle schützt in gleicher Weise die Identität Dritter, die in den Meldungen erwähnt werden, sowie die Identität betroffener Personen. Informationen über Personen, die Gegenstand einer Meldung sind, und von sonstigen in der Meldung genannten Personen dürfen nur in den Fällen des § 9 Abs. 4 HinSchG an die jeweils zuständige Stelle weitergeleitet werden.

Die interne Meldestelle gewährleistet durch entsprechende organisatorische, räumliche und technische Maßnahmen, dass ein Zugriff Dritter auf Akten und Dokumente der Meldestelle nicht möglich ist.

Jede Form von Repressalien, einschließlich der Androhung und des Versuchs von Repressalien gegen hinweisgebende Personen ist verboten.

Hinweisgebende Personen sind vor Repressalien dann geschützt, wenn

• ein nach dem HinSchG vorgesehener Meldeweg beschritten wurde,
• die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass die von ihr gemeldeten oder offengelegten Informationen der Wahrheit entsprechen,

und der sachliche Anwendungsbereich des HinSchG eröffnet ist bzw. die hinweisgebende Person zum Zeitpunkt der Meldung hinreichenden Grund zu der Annahme hatte, dass dies der Fall ist.