Behörden und sonstige Stellen der Landes- und Kommunalverwaltung verfügen über sensible Informationen und Dokumente (Verschlusssachen). Sie treffen geeignte technische und organisatorische Maßnahmen, damit unberechtigte Dritte von diesen Informationen keine  Kenntnis erhalten. Als wesentlicher Grundsatz gilt dabi „Kenntnis nur wenn nötig“.
 
Der materielle Geheimschutz

• umfasst technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, die den unberechtigten Zugriff auf Verschlusssachen verhindern,
• beinhaltet Regelungen zum Umgang mit Verschlusssachen, zum Beispiel zur Herstellung, besonderen Kennzeichnung, Transport, Weitergabe und zur Aufbewahrung (Tresore, elektronische Sicherungen).

Die notwendigen Maßnahmen sind im Wesentlichen in der Verschlusssachenanweisung (VSA) des Landes Nordrhein-Westfalen beschrieben.

Die Verantwortung für den Geheimschutz trägt die Leitung der jeweiligen Behörde oder Einrichtung. Die damit verbundenen Aufgaben nimmt in der Regel der jeweilige Geheimschutzbeauftragte wahr (zuständige Stelle). Der Verfassungsschutz NRW wirkt durch Beratung und Unterrichtung beim Geheimschutz mit.